Mengurus dan Mengembangkan Organisasi Usaha

Bila anda termasuk pelaku bisnis yang sulit mengelola dan meningkatkan kinerja karyawan, coba perhatikan bagaimana anda membagi tugas masing-masing karyawan. Cobalah anda perhatian tugas karyawan anda sehari-hari. Apakah ada yang mengatakan “tugas saya sehari-hari adalah apa saja yang diperintahkan atasan’? Jika ada yang seperti ini mulailah mengevaluasi supaya tugas dan tanggung jawab mereka jelas.

Saya mengerti, tidak mudah untuk membagi tugas karyawan yang jumlahnya hanya 2 atau 3 orang. Untuk memudahkan pembagian tugas, biasanya pemilik perusahaan mengatakan Si A bertanggungjawab mengelola kegiatan harian, si B sebagai asistennya. Si C mencatat keuangan.

Urusan selesai? Jelas tidak. Anda sendiri mungkin main perintah kepada semua karyawan anda. Ketika lantai kotor, anda bilang ke A,” coba lihat lantai kotor begini. Coba segera bersihkan!”

Si A bergegas langsung menyapu lantai. Si B tergopoh-gopoh membantunya. Sungguh, pemandangan menggelikan ini sangat sering saya temui. Si karyawan pusing karena disuruh apa saja harus mau, dan si pemilik pusing karena setiap hari harus berurusan dengan persoalan sepele yang ujung-ujungnya dia harus mengontrol hampir semua aktivitas harian.

Anda mengalami persoalan serupa dengan uraian di atas? Jika ya,salah satu kuncinya adalah menyusun struktur organisasi usaha anda. Karyawan baru tiga orang? Tenang saja, karyawan 2 atau 3 orang bisa kita susun dalam organisasi bisnis yang sederhana dan mudah diaplikasikan.

Perhatikan baik-baik. Perusahaan besar`maupun kecil, organisasinya dibagi dalam dua bagian, yakni bagian marketing dan bagian supporting agent (pendukung pemasaran). Bagian marketing bertugas memasarkan produk, sedangkan bagian supporting agent bertugas mendukung kelancaran tugas marketing, misalnya mencatat keuangan, surat menyurat, penyediaan fasilitas kerja, admisnitrasi dan sebagainya.

Pola kerja marketing dan supporting sangat berbeda. Cara kerja marketing adalah seperti atlet lompat tinggi. Mereka bekerja atas dasar mengejar target penjualan. Mereka akan berusaha bagaimana caranya supaya melampaui target.

Sedangkan bagian supporting agent bekerja seperti orang menyetir mobil melewati portal. Mereka bekerja atas dasar anggaran yang tersedia, dan selalu berusaha agar tidak melampauai anggaran yang disediakan. Kondisi ideal terjadi apabila tenaga marketing dapat melampaui target dan bagian supporting dapat bekerja dengan anggaran yang efisien.

Untuk itulah karyawan anda harus dibagi dalam dua tugas tersebut di atas. Misalkan karyawan baru 2 orang, anda bisa membaginya, satu bagian penjualan, satu lagi bagian administrasi. Bisa juga satu khusus penjualan, satu lagi administrasi dan membantu penjualan untuk pasar tertentu.

Selanjutnya pertajam tugas mereka setiap bulan, sehingga lama-lama mereka bertanggungjawab terhadap tugas masing-masing. Aturlah rapat bulanan untuk membahas bagaimana caranya supaya penjualan terus meningkat. Dengan penjualan yang meningkat, supporting agent dapat menyediakan fasilitas yang lebih baik untuk kelancaran dan kenyamanan bekerja.

Bagi sebuah organisasi bisnis skala kecil, satu orang karyawan bisa memiliki tugas rangkap. Ini tidak masalah, yang penting tugas dan tanggungjawabnya jelas. Mungkin saja suatu kali terjadi ada satu tugas yang belum jelas siapa yang harus bertanggung jawab. Jika ada masalah demikian, anda dapat melihat apakah tugas tersebut masuk dalam kategori marketing atau bukan. Tidak terlalu sulit bukan?

Nah, kelak dengan penjualan yang terus meningkat, karyawan akan bertambah satu per satu. Anda harus pandai-pandai melakukan prioritas. Pada tahap awal perkuat bagian pemasaran. Selanjutnya pisahkan bagian keuangan dan administrasi umum. Berikutnya lagi, bagian marketing bisa dibagi lagi, misalnya dibagi berdasarkan kategori produk, kategori wilayah dan sebagainya. Berikutnya ada yang khusus menangani promosi. Berikutnya lagi bagian supporting ada yang khusus bagian pengiriman, bagian gudang dan seterusnya. 

Bambang Suharno

www.bambang-suharno.blogspot.com